第一章 总则
第一条为进一步加强学院档案工作，有效地保护和利用档案，更好地为学院各项工作及社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》以及《高等学校档案实体分类法》等有关法律、法规，结合学院的实际情况，制定本办法。
第二条 学院档案是指学院过去、现在和将来在招生、教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学院档案记录是反映学院建立、建设与发展的历史过程，是学院师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学院招生、教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学院管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。
第四条 学院档案工作是提高学院管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作之一。
第五条 学院档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第二章 档案管理体制和机构
第六条 本院档案工作遵守统一领导、分级管理的原则。院级设档案工作领导小组，负责指导和检查档案工作。学院档案工作由主管院长领导。学院综合档案室是学院档案工作的职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用本院档案的文化科学事业部门，其业务接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
第七条 学院综合档案室的基本任务
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；广泛进行档案工作宣传，提高全院师生员工的档案意识。
（二）制订本院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行。
（三）指导和协助学院各处(室)、系(部)做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；查收各处(室)、系(部)整理组卷完毕的档案，进行科学管理和开放、查阅工作。
（四）保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案保护工作，最大限度地延长档案寿命。
（五）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和院史编写等各项工作提供服务；举办各种形式的档案展览。
（六）开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
（七）负责对全院专、兼职档案员进行业务培训。
（八）做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保档案安全。
（九）发挥档案的教育功能，将档案室办成学院教育基地之一。
（十）围绕学院中心工作，完成学院交给的任务。
*第八条 学院各处(室)、系(部)的档案工作，必须确定一名领导分管本部门的档案工作，并纳入本单位的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交工作。各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的职责。
第九条 依据统一领导、分级管理的原则，可根据本单位实际情况建立档案分室。档案分室由本系(部)领导，接受学院综合档案室业务指导和检查。档案分室负责本单位档案的收集、整理、保管、利用工作，并根据学院要求向综合档案室移交有关档案。档案分室配备专职或兼职档案员。
*第十条 各处(室)、系(部)的兼职档案员是做好档案工作的源头，各单位领导一定要给予高度重视，做到人员落实、岗位落实、工作量落实，以保证档案工作的具体落实。各单位的兼职档案员如有变动，必须在确定后一个月内向学院综合档案室上报备案。
第三章 文件材料的形成和归档
第十一条 建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形成部门按综合档案室制定的归档办法进行整理、立卷，并定期向综合档案室移交。各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。（各类档案的立卷归档办法见附件。）
第十二条各单位在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十三条 所有归档文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰。
第十四条 归档范围
依据《高等学校档案实体分类法》和我院档案工作实际情况，我院归档范围分为十个方面：
（一）党政管理类：主要内容包括党务、行政、审计、纪检、工会、团委、妇联、医保、统战工作等产生的有保存价值的不同载体的文件材料。
（二）教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
（三）科研类：主要内容包括科研管理和科研实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
（四）基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
（五）仪器设备类：主要内容包括属于学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器、设备(价值在5万元以上的)，在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。
（六）出版物类：主要内容包括本院自行编辑出版的学报、校报、图书、音像出版物等具有保存值的不同载体的文件材料。
（七）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。
（八）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。
（九）声像类：主要内容包括学院各项活动中形成的、或者外部形成与本院有关的，有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。
（十）实物类：主要内容包括在学院各项活动中形成的、或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物。
各单位文件材料的归档范围和保管期限见附件《许昌职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。
第十五条 归档要求
（一）学院实行文件材料形成部门立卷制度(简称部门立卷)。立卷人按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录、备考表，注明保管期限和密级，部门主管领导审核签字后，统一移交学院综合档案室。
（二）归档的文件材料同一类的应格式一致、书绘装订工整、字迹图像清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。
文件归档具体要求见附件1
*第十六条 归档时间
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年六月前归档。
（二）教学部门和按教学年度归档的部门应在次年寒假前归挡。
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归挡。
（四）仪器设备在开箱验收后归档。
第十七条 归档手续。归档单位书写(打印)归档文件材料清单一式两份(电子文件须填写《电子文件归档登记表》)，并连同档案移交档案室鉴定验收，双方签字盖章，办理移交手续。
第四章 档案管理
第十八条 综合档案室和各分室接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一的分类、整理、编目，去除金属物，进行装订，上柜排列，编制检索工具。
第十九条 分类编目后的案卷，按分类号在档案柜内依次由上而下、从左到右排放。各柜、库应有档案材料存放标志和示意图。
第二十条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡“绝密”、“机密”档案要专人单独保管；对一定时期内还不宜公开的文件材料也按“秘密”档案管理。
第二十一条 档案保管期限分为永久、长期、短期(财会档案)，对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。
第二十二条 已归档的档案材料，需要更改时，须由有关部门负责人审核签署意见，并交综合档案室归档。
第二十三条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，编制档案工作基本情况，并定期上报主管部门。
第二十四条 建立和健全档案库房管理有关制度。定期进行检查、清点，发现破损、变质的档案及时修补和复制，并作记录。发现隐患立即向领导汇报解决。
第二十五条 做好防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光工作，定时记录库房温湿度，确保安全。
第二十六条 做好档案管理的各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和现代化。
第五章 档案的开放和利用
第二十七条综合档案室应按照规定向全院和社会开放档案，应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅属开放范围的档案，并可摘录和复制。
（二）凡利用学院所藏档案，均应按本学院档案室规定办理利用手续，填写《查（借）阅档案登记簿》。
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案须经有关主管部门介绍、批准。
（四）学院所藏档案原则不可外借，特殊情况要经主管领导批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院严肃处理。
第二十八条 对于要求查阅、摘录、复制属涉及机密问题的须经有关院领导批准。
第二十九条综合档案室须为查阅者提供便利和必要检索工具。
第六章 档案信息的开发与编研
第三十条 档案是学院重要的信息源之一，参加学院信息网络整体建设和学院内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料，提供有价值的档案信息和编研成果，是档案部门具有科学文化事业实体的一大功能。
（一）学院编研的重要参考资料包括：学院沿革表；历任院领导(含副职)职务名称及任免；学院各种基础数据汇编；年鉴、学院大事记；重要档案史料汇编；重要专题档案汇编； 重要会议简介等。
（二）建立学院展室，使之成为对师生进行优良传统教育和爱国荣校教育的基地。
第七章 档案的鉴定和销毁
第三十条 档案鉴定工作在主管院长领导下，由业务部门、审计部门、档案部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，对保管期限已满的档案提出销毁或继续保存的意见，写出鉴定报告，经分管领导签字上报学院主管部门批准后，或续存或销毁。
第三十一条 销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。
第八章 档案工作人员
第三十二条 档案工作人员(包括专职和以做档案工作为主的兼职人员)属专业技术人员，按有关规定实行技术职务聘任制。
第三十三条 对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照学院规定进行德、能、勤、绩的考核，根据工作实绩决定聘任。
第三十四条 档案工作人员(专、兼职)职责：
（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法规，公正廉洁、严守秘密，确保档案安全。
（二）热爱档案事业、忠于职守、埋头苦干，认真完成本职工作。
第九章 考核、奖励和处罚
第三十五条 学院每年根据专、兼职档案人员的岗位职责，对其工作进行考核，档案馆要依照档案立卷、归档要求对各单位专、兼职档案人员的工作进行检查评比，对档案工作成绩突出的单位和优秀档案工作人员以及个人向学院档案室捐赠档案的给予表彰。
第三十条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案实施办法》规定的程序和处理方法执行。
第三十七条 档案工作人员私自违规提供档案造成严重后果的，按院纪、院规进行处理，情节严重的按国家有关法规予以追究。
第三十八条 凡不按规定的时间、规定的归档范围向档案馆移交档案的，或将在公务活动中形成有保存或查考价值的文件、资料、声像制品、院外人士捐赠给学院的本院史料、题词等据为已有的，给予当事单位主要负责人和经办人通报批评，情节严重的给予行政处分。
第三十九条 凡借出档案损坏、涂改、丢失的，按《档案法》的有关规定承担相应的法律责任。
第十章 附则
第四十条 本办法中档案保管期限：长期为50年，短期为15年。
第四十一条本条例根据工作需要可另行补充。
附件：1.许昌职业技术学院各部门立卷归档实施方法
2.许昌职业技术学院档案归档方法步骤
3.许昌职业技术学院档案归档范围
附件一：
许昌职业技术学院各部门立卷归档实施办法
为使学院立卷归档工作规范化、制度化，确保归档材料完整、准确、系统，根据教育部《高等学校档案工作规范》及《许昌职业技术学院档案管理暂行办法》，结合我院实际，特制订本实施办法。
一、 归档范围
学院在招生、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均应收集、立卷归档。
各部门立卷归档的具体范围根据《许昌职业技术学院档案归档范围和保管期限表》的要求划定。
二、 责任落实到人
学院实行文件材料形成部门立卷归档制度，各立卷部门有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一至二名兼（专）职档案员具体承办本部门档案材料和电子文件的收集、整理、立卷归档工作。学院档案馆负责对立卷部门的立卷工作进行业务指导和检查。
三、 具体工作内容
1、按立卷类目分类归档。各部门兼（专）职档案员，应做好平时收集归档工作，按行政公文处理规定做好收发文登记，对办理完毕的档案材料和电子文件及时进行收集、存贮、整理，并按立卷类目分类存放，每个卷宗需有按要求填写的“归档清单”。
2、学院重大活动形成的档案材料、照片、录相、电子文件等由活动主要承办单位立卷归档。
3、移交档案。各部门把应归档的各类档案材料和电子文件立卷后向学院档案室移交，学院档案室负责检查和验收。
4、归档时间和移交手续
（1）党群、行政类和能按年度归档部门在次年6月前移交归档。
（2）教学、学籍类和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归挡；因学籍变更离校的学生，在离校后一年内归档。
（3）财务档案由财务管理部门负责整理立卷，保管3年后移交学院档案室。
（4）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归挡。
（5）仪器设备在开箱验收后归档。
（6）移交档案必须履行
手续，填写档案材料移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、移交时间、交接时应双方签字。
（7）捐赠档案的交接手续同第（6）条。
（8）随时接收上级规定应接收的档案。
附件二：
许昌职业技术学院档案归档方法步骤
一、党群、行政类（党群、行政、教辅及其他门类凡涉及公文的档案按此要求）
第一条：学院党群和行政各部门均为立卷单位，每个立卷单位的专（兼）职档案工作人员，在平时应严格按上一年度文件形成规律，做好文件预立卷工作。
第二条：文书档案立卷应按问题、作者、名称、单位、时间、收发机关六大特征和文件材料的自然形成规律，保持其历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第三条：文件材料按件或卷整理。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转收文与转发文为一件；来文与复文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；一事多份文件（多个单位、多人）的组成一卷；收发文处理单、薄随件归档。
第四条：做好立卷时的检查、清点工作。检查当年文件是否收齐；归档文件材料是否是原件，若无原件，则可归一份复印件（须加盖公章）；归档文件形成时间（年、月、日）、签字、盖章等手续是否齐全；有无多余的重份文件及不需要归档的文件材料。
第五条：整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第六条：整理质量要求
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
第七条：整理立卷的步骤
(一)先将文件按其形成年度分开，再将其归入形成年度：跨年的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度。其他类似情况参照上述原则执行。
(二)文件的分类、排列和确立保管期限。根据《许昌职业技术学院档案归档范围和保管期限表》所列顺序，将一年的文件依序排列确定件卷。同一类文件材料排列一起，其排序为：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；印件在前，定稿在后；案件文件、结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。同时确定每一件卷的保管期限。
(三)不归档的文件材料。上级普发供参阅、不办的文件材料；上级机关征求意见未定稿的文件；重份文件；无查考价值的事务性、临时性文件；未经讨论、领导未签发、未生效的文件；一般询问性、提一般建议的群众来信；非隶属机关抄送不需办理的文件材料。
(四)装订。去掉材料上的大头钉、订书钉等金属物或塑料夹；装订线以外有文字要贴边条，有保存、凭证价值的纸条、便条要贴在A4规格的纸上。
(五)确定题名。题名要求能准确提示文件内容，不超过50字。单份文件如标题明确，可用原标题。多份文件的题名应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容和文种。
(六)编写页号。凡有文字的页面均要编写页号，页号写在页面右下角。
(七)填写卷目录。
顺序号：以卷内文件排列顺次填写序号；
文 号：文件发文机关的发文号；
责任者：文件制发者；
题 名：即文件标题，一般照实抄录；
日 期：文件的形成时间(填写时省去“年”、“月”、“日”)；
页 数：每件归档文件的页数。
(八)填写卷内备考表。卷内文件如有缺损、修改、补充等以及卷立好后发生或发现问题由有关的档案管理人员填写、签名并标注时间。立卷人：组卷责任者签名；检查人：对案卷质量进行审核的责任者签名。
(九)案卷编号。每个归档单位每年度盒号从“1”开始编，卷内页数不超过200页。
(十)装盒。将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊。
(十一)归档验收。文书立卷部门预立好案卷后，填好移交目录于次年6月前交档案馆验收，经检查合格后，双方签字、盖章，办理移交手续。归档文件材料目录各执一份存查。
(十二)计算机编目。根据档案计算机网络管理系统的要求，将案卷目录、卷内目录以及相关档案信息内容录入计算机，根据需要打印封面、卷内目录和案卷目录。
二、教学档案(教务处、学生处、招生就业处)
第八条 ：凡与教学有关的活动所形成的材料都属归档范围，主要包括教学综合管理文件、招生、就业、学籍管理、学科与实验室建设、课表等方面的材料。
第九条：实行教学与教学管理部门领导主持预立卷归档的责任制。教学兼职档案员必须将所形成的教学档案材料收集齐全，整理立卷，经审查验收后归档。
第十条： 归档教学档案必须是原件，做到制成材料优良，格式统一，项目填写完整，图像清晰，表格规范。所有材料禁用铅笔、圆珠笔等字迹保存不长久的书写工具。
第十一条：在组卷时，应按不同问题进行组卷，每卷材料力求保持其有机联系，即批复在前，请示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管时间长短顺序或收发文时间排列，也可按由上而下的单位级别等排列。
第十二条：归档份数。凡原始材料，各种文字材料，手稿及正本、一般归档一份。重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。
第十三条：归档时间。属教学管理性文件每年6月以前对上一年度的档案进行归档；专科生、成教生毕业论文、学籍档案在当年寒假以前归档。
第十四条：学籍档案。学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕(结)业等情况的重要凭证。
第十五条：学籍档案是学校教学管理工作的重要组成部分，是学校档案馆永久保存的档案。
第十六条：学籍档案的归档范围。入学登记表、学籍表、成绩表、学生名册、学生学籍变更材料(休、退、复、转、提前毕业)；学生奖励、处分材料及其他具有保存价值的材料。
第十七条：归档材料的要求
(一)手工书写应用不褪色的黑色、碳素黑水，字迹要求工整清晰。
(二)学生毕业、专升本、休学、退学、复学、转学、提前毕业等情况要在学籍中注明。
(三)学生入学登记表中的照片要用原件，学生填表时必须用不褪色的黑色、碳素墨水。
(四)毕业审查的有关项目，要填写毕业审查结果并盖章。
第十八条： 归档时间。专科生、成教生学籍档案，如无遗留问题，于学生毕业当年寒假前归档；有遗留问题的在学生毕业一年之内办理完毕，于下一学年初归档。
(整理步骤可参照党群、行政类要求)
三、科研档案(科研督导科、各教研室及相关部门)
第十九条：科研档案实行由科研管理机构、各单位科研课题项目负责人主持立卷归档的责任制。课题项目结束时科研档案兼职档案人员必须将所形成的科研文件材料收集齐全。
第二十条：科研管理部门在布置、下达科研任务时，应向科研项目负责人、课题承研单位和个人下达科研档案归档要求和发放档案积累袋。
第二十一条：归档的科研文件必须是原件(定稿)。做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图像清晰，装订整齐，禁用字迹保存不长久的书写工具。
第二十二条：归档份数。凡原始资料、各种文件材料手稿，一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本，以便保护原件。
第二十三条：凡几个单位协作的项目，由主办单位负责立卷归档。
第二十四条：重大科研成果评审、鉴定时，应通知档案馆参加，负责对科研材料进行登记，检查是否合符归档要求，提出审查意见，写入科研成果鉴定书。
四、基建档案(基建管理办公室、后勤维修服务中心)
第二十五条：学院基建工程和建筑维修、改建形成的有关材料应按时依法交档案室集中统一管理。归档的基建和后勤维修文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。工程竣工和维修改建结束后，应将基建及维修各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，包括基建项目的提出、各类批文、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产设备、竣工等工作过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等全套材料向档案室归档。
第二十六条：凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备，制成的材料优良，格式统一，字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。
第二十七条：具有法律凭证作用的文件材料，签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
第二十八条：归档的份数。竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。
第二十九条：凡具有法律凭证作用的重要文件材料(审批文件、产权证明、处理产权纠纷等材料)、 竣工图、施工文件材料、声像材料在办理、处理完毕后应及时归档；
第三十条：基建档案立卷程序。卷内文件按正件在前、附件在后；印件在前，原件在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。
第三十一条：基建文件材料采用皮、卷盒(袋)保管。蓝图大于卷盒的以手风琴式统一折叠成A4图幅(210MM×297MM)，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，蓝图、底图可以一组具有有机联系的图纸为一件。
第三十二条：基建管理部门和工程项目负责人应按归档范围分别做好基建档案材料的收集、整理工作。
第三十三条：学院在基建项目发包时，应要求施工单位在工程竣工时，提交一套包括经编制、整理、审核、验收的竣工图在内的齐全完整的工程档案交档案室存档。
第三十四条：竣工图逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：××工程竣工图、编制单位名称、编制人、技术负责人、监理单位名称、监理人和编制日期。图章规格尺寸为80MM×60MM。
第三十五条：填写基建档案资料移交目录，连同案卷交档案室验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。
五、 仪器设备档案(资产管理中心、教材设备科、后勤维修服务中心、实验室及相关单位)
第三十六条：凡学院形成的关于仪器设备及相关方面的综合性文件材料和单价在五万元以上的大型、精密、贵重仪器设备的随机资料及在购置、验收、测试、运行、维修、报废等全部管理活动中直接形成的各种资料均属仪器设备档案。仪器设备档案必须依法交档案室集中统一管理。
第三十七条：房地产、仪器设备档案是学院房地产和仪器设备工作的重要组成部分，院资产设备管理机构应指定一名分管领导和一名兼职档案人员负责其档案的收集、立卷、归档工作，资产管理中心、实验室等部门也应有领导分管，并确定一名兼职档案人员负责具体管理。
第三十八条：院各单位购买大型、贵重设备时，购置单位应将随机材料收集齐全后，按照设备形成过程立卷，保持其材料的有机联系，并确保完整、准确。
第三十九条：归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写。归档时兼职档案人员应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案室验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份存查。
六、出版档案(学报编辑部、校报编辑部等)
第四十条：学报编辑部、校报编辑部，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、立卷、归档工作。
第四十一条：上级和本单位有关出版工作的各种文件、出版合同、协议书以及具有长远参考和凭证作用的各种材料均属归档范围。
第四十二条：凡归档的各种材料，按自然形成的规律和有机联系，分门别类组卷。
第四十三条：归档材料不得用铅笔、圆珠笔书写，归档时，应填写归档目录一式两份，连同归档材料交学院档案馆验收，经检查合格后，双方在目录上签字或盖章，各执一份备查。
(整理立卷步骤参照党群、行政类要求)
七、外事档案(院办及外事相关部门)
第四十四条：凡我院与外国(境外)机构，团体或个人在教学、学术研究、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同载体的材料、均属外事档案。
第四十五条：凡我院人员因公出国(出境)访问、讲学、进修、开会、科研合作等活动中形成的材料都属学院所有，任何个人不得据为己有，不得无故拒绝归档。
第四十六条：凡因公出国人员回国后，应按学院的有关要求，向院办及外事相关部门移交有关材料。国外(境外)人员到我院讲学、学习、参加会议、科研合作等形成的各类文件、电子、声像材料等，由院办及外事相关部门负责收集、汇总、立卷、归档。重要会议形成的文件、电子、声像材料由会议或活动主办单位归档。
第四十七条：外事档案的立卷应先将文件资料集中起来，按事由分门别类，检查文件是否齐全，有无圆珠笔书写的材料(如有需复印附后)。
第四十八条：归档时，应填写归档目录一式两份，连同归档材料交档案室验收，检查合格后，双方在目录上签字，各执一份存查。
(整理立卷步骤参照党群、行政类要求)
八、财会档案(财务处及有关单位)
第四十九条：学院每年形成的财务档案，应在会计年度终了后，由财务管理部门负责整理立卷，并在单位保管5年后，编写归档目录一式两份，于期满后次年6月以前到学院档案室办理移交手续，采用计算机进行会计核算，应归档一套打印纸质会计档案。
第五十条：财务档案应遵循其形成规律和特点，保持其有机联系。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。（有关管理性文件依照党群、行政类公文立卷要求办理）。
第五十一条：财务档案按会计年度时间进行组卷，不同年度的会计档案材料不能放在一起立卷，应将会计凭证、会计帐簿和会计报表分别组成保管单位。
第五十二条：对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，由财务管理部门立卷，并保管到结清债权债务时为止。
第五十三条：学院档案室接收财务档案，原则上应保持原装，凡不符合要求的，档案室有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
九、声像档案（学院内各单位）
第五十四条：凡在学院各项工作和活动中直接形成的、对学院和社会具有保存和查考价值的各种声像载体和配套文字材料，均属声像档案。声像档案由学院档案室集中统一管理。
第五十五条：为确保学院声像材料管理工作的落实，各部门因公产生的声像载体（照片、底片、光盘、录像带等），必须向学院档案室归档。
第五十六条：对声像档案保管与整理技术要求高、数量大，各处、室、系、部等，可按档案室的业务要求，设立声像档案分室，按档案管理的要求自行保管声像档案，每年年底将当年学院重大活动的声像材料刻制成光盘和其他载体形式一式两套，连同所有的声像材料目录向档案馆归档。
第五十七条：各部门兼职档案人员或声像材料的摄录人员，各系部负责学生活动或毕业合影的人员在部门负责人的领导下，定期选择有保存价值的材料进行积累，对重大活动产生的声像材料，在活动结束后应立即将声像材料收集齐全，做好预立卷工作。
第五十八条：归档的声像材料必须是未经加工的原版、原件和能反映各项活动主题的有代表性的材料，其图像清晰、声音清楚，并须标注声像材料产生的时间、地点及简要内容说明等文字，照片、底片、影像应一致。数码照片应刻制光盘等耐久载体后归档。
第五十九条：归档单位应准确填写归档目录一式二份，由交接双方签字后，各执一份存查。
十、实物档案（学院内各单位）
第六十条：实物档案是学院在党政管理、教学、科研及其他活动中形成的具有保存价值、历史纪念价值并按归档要求向档案室归档。
第六十一条：凡上级（省部级）和国内外重要组织、机构颁发给学院的奖状、奖牌、证书、奖章、奖杯、光荣册、纪念品等，领导、专家、名人题词，学院过期印章，校园建筑模型等，均应归档，由学院档案室永久保存。
第六十二条：凡发给个人的奖状、奖杯、证书（省部级以上奖），在征得本人同意后，可将原件归入档案室永久保存。
第六十三条：实物档案按其内容、形式进行分类、编目。贵重实物档案必须专柜保管。
第六十四条：各单位（专）兼职档案人员要认真做好实物档案的收集工作，及时向学院档案馆移交，填写归档清单一式两份，由归档双方各执一份存查。
